Как правильно организовать тренинг?

На первый взгляд кажется, что организация тренингов  – процесс несложный.  На самом деле для того, чтобы все прошло идеально, следует учесть множество нюансов. Даже неважная на первый взгляд мелочь в организации работы тренингов  может оказаться критической.

Что такое тренинг?

В общем смысле этот термин можно определить, как совокупность приемов, направленных на развитие определенных навыков, умений и личностных качеств человека. Это особый способ взаимодействия с группой, подчиненный правилам, принципам и имеющий структуру. Все участники на тренинге занимают активную позицию, именно это позволяет эффективно развивать желаемые навыки и умения. Очень важно, насколько грамотно проведена организация тренингов и семинаров.  В первую очередь – это репутация компании и ведущего.

Тренинг можно также определить, как обучение, тренировку, развитие личностных возможностей. В последние десятилетия этот способ взаимодействия и обучения приобрел популярность, постоянно появляются новые формы, направления. Однако нельзя просто так собраться в помещении и пригласить гостей. К организации тренингов и семинаров  участники предъявляют повышенные требования, особенно если это представители крупных компаний, а стоимость мероприятия высока.

Цель тренинга – изменения, обучение, помощь участникам в освоении деятельности.  

Основные отличия от других форм взаимодействий:

• Наличие группы.
• Соблюдение принципов и правил работы в группе.
• Активность участников.
• Психологическая поддержка каждого участника группы.
• Атмосфера доброжелательности, равные условия для всех, ощущение раскрепощенности.

Организация тренингов  – процесс многоэтапный. Чем крупнее мероприятие, тем сложнее и длительнее подготовка.

Принципы тренинга

Чтобы занятия прошли успешно, необходимо соблюдать принципы организации тренингов:

• Добровольное участие. Несмотря на то, что некоторые организации отправляют своих работников на занятия принудительно, участие добровольное приносит более сильные результаты, так как присутствует мотивация к обучению.

• Диалог с группой. Руководитель тренинга должен организовать полноценное взаимодействие со всеми участниками. Здесь действуют правила равенства, активности, включения в процесс, обратной связи.

• Безопасность. Все члены группы должны ощущать комфорт, расслабленность, безопасность. Обстановка должна располагать к работе.
• Открытость. При групповом обучении честность, открытость членов группы важны как для общего результата, так и для эффективной обратной связи.
• Грамотное руководство процессом.

Подбор помещения для тренинга

Участники находятся в помещении длительное время, поэтому необходимо обеспечить максимальный комфорт.

Важно учесть следующее:

• Размер помещения. Зависит от количества участников, что придется учитывать при организации тренинга. Для 10-15 человек подойдет небольшой зал. Люди не должны мешать друг другу, но, если они будут располагаться слишком далеко, это повлияет на создание атмосферы сплоченности. Кроме того, руководителю мероприятия будет сложнее общаться с аудиторией. При большом количестве людей зал выбирается просторный, с хорошей акустикой.
• Освещение. В темном помещении люди чувствуют себя некомфортно, угнетенно. Однако и слишком яркий свет утомляет зрение и мозг. Поэтому важно грамотное световое оформление тренинга.
• Хорошая вентиляция воздуха, комфортная температура. Не должно быть сквозняков, жары и холода. Эти факторы снижают работоспособность и усвояемость материала.
• Отсутствие посторонних шумов. Звукоизоляция позволит не только не отвлекаться участникам, но и не мешать людям, находящимся вне помещения при включении музыки, шумных играх, использовании микрофона.

Учитывая основные правила, удается создать комфортные условия для обучающихся.

Выбор оборудования для тренинга

Успешный тренинг – не только правильно подобранная программа и опытный руководитель, но и качественное оборудование для проведения тренинга. Сюда входит: звук, освещение, компьютерное оснащение, экраны для презентаций. Оборудование для проведения тренинга  должно работать идеально, любая ошибка – задержка в программе, недоверие участников.

Имеет значение правильное расположение техники, грамотная настройка специалистом. Поэтому звуковое оборудование для проведения тренинга  необходимо арендовать в проверенной компании. Специалист подберет наиболее подходящий вариант для конкретного помещения и поставленных задач, настроит аппаратуру. Это касается и светового оформления тренинга.

Первые шаги в организации тренинга

В поиске, как организовать тренинг  надо начать с самых основ.

1. Выбор темы, направления. Важно знать, о чем должен быть тренинг, какие задачи он будет решать и что в итоге необходимо получить.
2. Выбор ведущего. Это один из важных моментов в организации тренингов и семинаров. Профессионал выполнит задачу на все 100 %, тогда как новичок не всегда готов к решению конкретных проблем. Однако важно знать, что тренер с опытом обойдется дороже.
3. Выбор даты. Если это бизнес-тренинг, то важно найти такое время, чтобы большинству участников было удобно.
4. Бюджет. Необходимо посчитать стоимость организации тренинга, цену для участников, окупаемость. Помимо аренды помещения сюда включается стоимость оборудования.
5. Сколько планируется участников. От этой цифры зависит не только бюджет, стоимость участия, но и размер помещения.

Доверять управление по организации тренингов  лучше специалистам с опытом в этой области. Тогда мероприятие пройдет по намеченному плану, бюджет будет соблюден, а участники получат нужный результат.

Определяем целевую аудиторию

Кто придет на тренинг – один из важных вопросов. Рассылать холодное предложение всем подряд – не лучший вариант, можно потерять часть потенциальной аудитории. Может случиться и так, что на занятия придут те, кому представленная тема не интересна, а значит, число положительных отзывов будет минимальным. Правильно подобранная целевая аудитория – часть успеха.

Современные технологии позволяют провести быстрые опросы в социальных сетях, выявить тех, кому интересна тема предстоящего занятия, что люди ожидают от тренинга и его руководителя. Организация и проведение тренинга –  это постоянное общение с аудиторией и выяснение ее потребностей. Помимо поиска, кто является ЦА, проведение опросов в соцсетях – это еще и скрытая реклама. После этого выявляется главный момент – готовы ли люди участвовать в тренинге, подходит ли им цена, длительность, время проведения. Большое значение имеет также доверие к тренеру.

Формы проведения тренингов

В зависимости от целей бывают разные формы организации тренингов.  Это позволяет выбрать наиболее эффективный относительно конкретной задачи.

Есть несколько основных форм организации тренингов:

• Интенсивный курс. Проходит от нескольких дней до двух недель. На занятия уходит от 3 до 8 часов ежедневно. Это мощный способ воздействия на личность, улучшение навыков, способностей за короткое время и в больших объемах.
• Регулярные занятия. Как правило, достаточно 1-2 встреч в неделю. Они короткие, не более 4 часов в день. Организация тренингов  в этом случае обычно не представляет сложности, надо лишь правильно подобрать помещение, оборудование и руководителя.
• Эпизодические встречи. Проводятся раз в месяц или реже. Встреча должна быть завершенным событием, позволяющим решать определенные задачи.

Популярными являются выездные семинары и тренинги,  когда занятия организуются на природе, туристической базе или в санаториях. В этом случае придется предусмотреть размещение гостей, парковку для автомобилей, полноценное питание. Для предприятий выездные тренинги и семинары  – отличный способ увидеть сотрудников в нестандартной обстановке и повлиять на сплоченность команды. При подобной форме обучения, как выездной тренинг, его организация имеет значительную роль. Если участникам все понравится, они не только оставят положительные отзывы, но и приедут снова.

Для менеджеров, предпринимателей, ведущих проводится тренинг по организации мероприятий.  Он позволяет прокачать свои навыки, узнать об эффективном планировании, подготовке к событию. Учат на нем, как действовать в случае непредвиденных ситуаций, какие бывают ошибки, как найти подрядчиков. Для начинающих организаторов тренинг по организации тренингов  – важная часть собственного обучения и повышения квалификации.

Оформление тренингов

Мы подошли к одному из главных вопросов – как организовать тренинг,  чтобы участникам было комфортно находиться в помещении зала или комнаты.

Первый день – один из самых важных. Администратор встречает гостей, знакомит с расписанием, обеспечивает размещение, грамотное планирование и организацию тренинга. При многодневном тренинге это делается каждый раз перед началом занятий.

Важное условие – положительная атмосфера и обеспечение участников всем необходимым. Управление организацией тренинга  – сложный процесс, требует навыков, стрессоустойчивости, умения быстро реагировать на потребности участников, решать возникшие трудности.

Помимо оснащения оборудованием важно включить в расписание кофе-брейки, обеды, даже если мероприятие проводится в течение одного дня. Это часть эффективной организации работы тренинга.  Участники устают уже через 2-3 часа, поэтому перерывы необходимы. Это поможет им отдохнуть, усвоить полученную информацию.

Компания Rentforall предоставляет в аренду звуковое и световое оборудование для организации тренингов и семинаров.  Вы можете заказать светодиодный экран, проектор, колонки, микрофон, при необходимости организуется доступ к сети интернет. Мастера настроят все заранее, поэтому техническая организация работы тренинга  будет обеспечена полностью и без перебоев. Используется только качественная техника, хороший звук, современная аппаратура. Мы предоставляем услуги по аренде оборудования при организации мероприятий  для частных лиц и компаний.

Rentforall - Ваш надежный помощник в подготовке к мероприятию!